 |
| Inovasi dengan nama yang cukup unik Tempe Soto, nyaman bener (foto: Ist) |
AMUNTAI – Transformasi digital di lingkungan pemerintahan tidak selalu harus dimulai dari aplikasi yang kompleks. Berangkat dari kebutuhan administrasi sehari-hari, Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Hulu Sungai Utara (HSU) menghadirkan inovasi TemPe SOtO (Sistem Penomoran Surat Otomatis Online).
Inovasi yang dikembangkan Ahadi Ilhami, S.Pd., M.Pd. tersebut dirancang untuk mempermudah proses pengajuan dan pengelolaan nomor surat secara daring.
Sebelumnya, proses penomoran surat masih dilakukan secara langsung dengan mendatangi sekretariat untuk mendapatkan nomor surat. Kondisi itu dinilai kurang efisien karena membutuhkan waktu dan proses administrasi secara manual.
Melalui TemPe SOtO, pengajuan nomor surat dapat dilakukan secara daring. Pengguna cukup mengakses sistem, memasukkan data surat yang diperlukan, kemudian nomor surat dikelola secara terstruktur dalam satu sistem digital.
Penggagas TemPe SOtO, Ahadi Ilhami, menjelaskan inovasi tersebut bertujuan meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan ketertiban administrasi persuratan melalui pemanfaatan teknologi informasi.
Google Spreadsheet dipilih sebagai platform karena relatif mudah digunakan dan dapat diakses secara daring tanpa memerlukan aplikasi khusus yang kompleks.
Penerapan sistem ini juga membantu meminimalkan potensi terjadinya nomor surat ganda maupun nomor yang terlewat. Selain itu, pencatatan surat keluar menjadi lebih tertib sehingga data penomoran dapat dipantau, dikendalikan, dan ditelusuri ketika diperlukan.
Sederhana, tetapi Berdampak
TemPe SOtO menjadi contoh bahwa inovasi pelayanan administrasi dapat lahir dari persoalan sederhana di lingkungan kerja. Pemanfaatan teknologi diarahkan untuk menjawab kebutuhan nyata sekaligus memangkas proses yang kurang efisien.
Dengan sistem digital tersebut, proses pengajuan nomor surat menjadi lebih praktis. Pegawai tidak harus selalu datang ke sekretariat hanya untuk memperoleh nomor surat.
Ke depan, TemPe SOtO diharapkan dapat terus dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi. Penyempurnaan sistem diarahkan untuk mendukung administrasi persuratan yang semakin efektif, efisien, tertib, transparan, dan mudah dikendalikan.
Kehadiran inovasi tersebut sekaligus menunjukkan komitmen Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan HSU dalam mendorong tata kelola pemerintahan berbasis digital.
Berawal dari pemanfaatan teknologi sederhana, TemPe SOtO diharapkan mampu memberikan dampak langsung terhadap efisiensi kerja sekaligus meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan. (**)
Sumber: IPN/Dispersip HSU
Upload: Tim
